Veilige, schaalbare infrastructuur voor verhuuractiviteiten
Hoe Van Rentlink de op papier gebaseerde verhuurprocessen van Van Udenhout verving door een schaalbare, juridisch robuuste SaaS-oplossing
Producten en diensten
Rental solution
Artificial Intelligence
Core
Interact
Nexus
Als toonaangevende automotive groep in Nederland verwerkt Van Udenhout een constante stroom van kortetermijnverhuur, vervangende voertuigen en leasecontracten. Elke voertuigoverdracht is een belangrijk, juridisch bindend, moment. Toch was dit proces in de praktijk gefragmenteerd en kwetsbaar
Als toonaangevende autogroep in Nederland verwerkt Van Udenhout een constante stroom van kortetermijnverhuur, vervangende voertuigen en leasecontracten. Elke voertuigoverdracht is een juridisch bindend moment in de klantreis. In de praktijk was dit proces echter gefragmenteerd en kwetsbaar.
Contracten werden gegenereerd vanuit bestaande huur- en leassoftware en werden vaak fysiek ondertekend, aan de balie of op locatie. Niet elke overeenkomst kwam ondertekend retour, wat juridische en financiële risico's met zich meebracht in geval van schade of geschillen. Rijbewijzen werden niet altijd gevalideerd op het moment van overdracht, met name wanneer voertuigen werden afgeleverd door interne chauffeurs of externe 'hikers'. Tegelijkertijd werden ondertekende documenten opgeslagen in fysieke archieven, waardoor het opzoeken traag was en afhankelijk van handmatige verwerking.
Het resultaat was een operationeel proces dat werkte, maar aanzienlijke administratieve inspanning vergde en ruimte liet voor fouten. Van Udenhout had behoefte aan een oplossing die juridisch veilige digitale handtekeningen zou garanderen, rijbewijzen rechtstreeks bij de RDW zou valideren voordat een voertuig werd overgedragen, en naadloos zou integreren met de bestaande systemen die contract-PDF's genereerden. Het proces moest net zo effectief werken aan de balie van de dealer als op een smartphone in het veld.
Dat platform werd door Index ontwikkeld en is uiteindelijk RentLink geworden.
Een veilige, schaalbare basis leggen voor digitale voertuigoverdracht
Het doel was duidelijk: een gecentraliseerd, webgebaseerd platform voor de overdracht van huurvoertuigen ontwikkelen dat gestructureerde contractverwerking, digitale ondertekeningsworkflows en realtime validatie van rijbewijzen mogelijk maakt op alle Van Udenhout-locaties.
Het multi-tenant platform moest naadloos integreren met bestaande huur- en lease software die de contract-pdf's genereerde en ervoor zorgen dat elke overeenkomst digitaal werd ondertekend en juridisch geborgd. Het moest zowel balieoverdrachten als leveringen op locatie ondersteunen via chauffeurs of externe hikers, met veilige rolgebaseerde toegang en volledige traceerbaarheid van elke contract- en validatiestap. Naast operationele efficiëntie moest het systeem de juridische risico's verkleinen, papieren administratie elimineren en volledige transparantie bieden in de status van elke huurovereenkomst.
Traceerbaarheid van contracten
Volledige statusbewaking en traceerbaarheid van elk contract, van aanmaak tot digitale handtekening en archivering.
Workflow voor digitale handtekeningen
Maak digitaal contractondertekenen mogelijk via unieke links die op elk apparaat toegankelijk zijn.
Validatie van het rijbewijs
Integreer realtime RDW-validatie om rijbewijsgegevens te verifiëren vóór de voertuigoverdracht.
Multi-tenant architecture
Ondersteun meerdere organisaties binnen één schaalbaar platform met strikte datascheiding per tenant.
Onze benadering
Agile Scrumban-methode
Het project is uitgevoerd volgens een Agile Scrumban-methodiek, waarin de structuur van Scrum wordt gecombineerd met de flexibiliteit van Kanban. Deze aanpak zorgde voor continue oplevering, met behoud van grip op scope, kwaliteit en doorlooptijd.
Deze samenwerkingsgerichte aanpak met een toegewijde Product Owner zorgde voor flexibiliteit terwijl de controle over scope, kwaliteit en planning gedurende het hele ontwikkelproces behouden bleef.
Het resultaat
RentLink veranderde de voertuigoverdracht bij Van Udenhout van een op papier gebaseerd, gefragmenteerd proces naar een volledig digitale, gestructureerde workflow.
Elke overeenkomst wordt nu verwerkt via een gecentraliseerd platform, digitaal ondertekend en veilig gearchiveerd, met volledige traceerbaarheid van het aanmaken van de overeenkomst tot de definitieve bevestiging.
Validatie van het rijbewijs is direct ingebed in het overdrachtsproces. Of een voertuig nu aan de balie wordt uitgegeven of ter plaatse door een chauffeur wordt afgeleverd, rijbewijsgegevens worden in realtime gevalideerd en automatisch gekoppeld aan het bijbehorende contract. Dit vermindert de juridische risico's aanzienlijk en zorgt voor naleving zonder extra operationele belasting.
Operationeel is de impact direct merkbaar. De administratieve afhandeling is verminderd, de contractstatus is op elk moment zichtbaar en het opzoeken van overeenkomsten is niet langer afhankelijk van fysieke archieven. Teams werken binnen een consistent digitaal proces, ondersteund door veilige toegangsrechten op basis van rollen en geautomatiseerde workflows.
Wat begon als een maatwerkoplossing voor Van Udenhout, is uitgegroeid tot een schaalbaar SaaS-platform.
